Das interne Verfahrensverzeichnis (Verarbeitungsübersicht) enthält zusätzlich zu den Angaben des „Jedermannverzeichnisses“ die Informationen über:
- Datenherkunft
- Rechtsgrundlage zur Datenverarbeitung
- Angaben über die zugriffsberechtigten Personen
- die technisch organisatorischen Maßnahmen (TOM § 9 BDSG)
Die Erstellung von Verarbeitungsübersichten ist zwar keine gesetzliche Grundpflicht im Sinne des BDSG, ist jedoch unerlässlich für die – vom BDSG gesetzlich definierte – Aufgabenerfüllung Ihres Datenschutzbeauftragten.
Sinnvoll ist es, wenn Sie für jedes Einzelverfahren eine entsprechende Verarbeitungsübersicht erstellen – je detaillierter desto besser. So werden Ihnen die Verarbeitungsübersichten zum nützlichen Helfer bei allen gesetzlich vorgesehenen und betrieblich notwendigen Analysen, Prüfungen und Kontrollen.
Die BITKOM liefert Ihnen hierzu einen entsprechenden Leitfaden: http://www.bitkom.org/de/publikationen/38336_45921.aspx